Le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD a été pleinement effectif depuis le 25 mai 2018. Ce règlement régit tout traitement relatif aux données personnelles et a pour but de mieux protéger les informations personnelles et de responsabiliser les entreprises quant aux risques qu'elles encourent. L'utilisation d'un logiciel RGPD est donc importante pour toute entreprise qui veut se conformer aux normes. Pour quelles raisons un tel logiciel est-il indispensable pour protéger les données personnelles ? Le point sur cette question dans cet article.
Faciliter la mise en conformité et le contrôle
Avec la mise ne place du RGPD 2018, les entreprises sont faces à des nouvelles obligations qui sont assez contraignantes. En effet, elles doivent bien connaître et maîtriser les différentes données qui transitent sur leur système d'information : leur source, leur nature, leur destination, etc. Disposer d'un outil pour faciliter cette tâche serait ainsi d'une grande importance. C'est la raison d'être des logiciels de règlement des données personnels. Heureusement il existe des sites pouvant dispenser des formations sur l'utilisation et la maîtrise d'un logiciel RGPD.
Avec ce genre de logiciel, il est plus aisé de créer une cartographie structurée et détaillée des données manipulées par une entreprise ou une institution. Cette cartographie permettra ensuite de faciliter l'identification des risques, des défis et des processus à mettre en place par l'établissement pour lui permettre de se conformer aux normes imposées par le nouveau dispositif. D'autre part, cartographier les données facilite également les travaux de contrôle que doit effectuer le DPO.
Bref, disposer d'un tel logiciel facilite grandement l'intégration de la nouvelle norme par les entreprises et autres établissements manipulant des données personnelles. Ce qui rend également aisés la mise en conformité et le contrôle de toutes les données qui y sont manipulées.
Réduire les risques
À l'ère du numérique, Internet prend de plus en plus de place dans la vie quotidienne et devient un outil incontournable pour faciliter et rendre plus rapide les gestes du quotidien. On achète, on vend, on s'informe, on apprend sur Internet. Toutefois, Internet c'est également un véritable aimant à information. C'est un outil qui permet de recueillir des tas d'informations, et ce, dans un court laps de temps.
Si pour les entreprises, les informations recueillies via les sites web constituent un atout non négligeable pour étendre leur marché, concevoir des produits de plus en plus attractifs et répondant aux besoins de leurs clients cibles et mettre en place une stratégie marketing plus efficace permettant d'atteindre leurs objectifs, l'augmentation des données personnelles qui y circulent n'est pas sans danger.
On parle ici de risque pour l'atteinte à la vie privée, de risque commercial, mais également de risque réglementaire. Utiliser un bon logiciel permet de réduire au maximum ces risques. En effet, ce type de logiciel est conçu pour faciliter la détection de ces risques dans les données à manipuler et à traiter et de les gérer comme il faut.
Rendre plus efficace la protection des données personnelles
Le nouveau règlement des données personnelles impose aux entreprises des obligations qui requièrent du temps et une grande attention. Traiter d'innombrables données demande beaucoup de temps à l'administration. En plus, les sanctions en cas d'écart à la loi ne sont pas non plus négligeables. Un logiciel de règlement des données personnelles en optimise la gestion. De plus, il permet de chercher efficacement et rapidement les solutions pour les éventuels risques.
D'autre part, puisque l'utilisation de ce logiciel a pour but de faciliter la mise en conformité avec la nouvelle règlementation en vigueur relative aux données personnelles, les entreprises n'ont plus besoin d'attendre un contrôle des autorités compétentes pour prouver qu'elles l'ont suivi. Toutefois, pour trouver et appliquer la meilleure politique de protection de données, différents acteurs doivent travailler de concert : dirigeants d'entreprise, sous-traitants, DPO, etc. Il est donc judicieux d'avoir sous les yeux une représentation claire et simple des risques et des enjeux. Utiliser un logiciel peut aider dans ce processus et permet de concevoir les meilleures pratiques dans ce domaine.
